Jak uzyksać dofinansowanie na projekt?

» Ogólne zasady


Wnioski o dofinansowanie mogą składać jedynie Koła Naukowe zrzeszone w TBSP UJ, a ze środków TBSP UJ mogą korzystać jedynie Członkowie TBSP UJ.

 

Wniosek o dofinansowanie w imieniu Koła może złożyć jego Przewodniczący z adresu e-mail Koła. Jeżeli chcesz otrzymać dofinansowanie na czynny udział w konferencji lub chcesz zrealizować inny projekt, to zgłoś ten fakt Przewodniczącemu wraz z wypełnionym wnioskiem o dofinansowanie (pamiętaj, że wniosek musi być w formie edytowalnej!).

 

Terminy nadsyłania wniosków ogłasza Wiceprezes ds. finansowych. Najczęściej jest to dzień na kilka dni przed terminem posiedzenia Zarządu TBSP UJ. Terminarz posiedzeń znajduje się tutaj:

 

TBSP bierze udział w dofinansowaniu takich projektów jak m.in.:

- organizacja konferencji i paneli dyskusyjnych,

- czynny udział w konferencji ogólnopolskiej lub międzynarodowej,

- wykład gościnny,

- otwarte spotkanie z udziałem gościa,

- seminarium wyjazdowe,

- konkurs przedmiotowy,

- prowadzenie zajęć,

- publikacje.

 

TBSP nie finansuje:

- projektów niezgodnych z zakresem i dziedzinami nauki związanych z działalnością Koła,

- wynagrodzeń, nagród i honorariów,

- projektów, które mają charakter komercyjny,

- projektów i kosztów, które nie mają charakteru naukowego i nie wzbogacą dorobku naukowego lub kulturalnego Uczelni,

- projektów mających na celu działalność integracyjną Koła.
 

» Wniosek


Wzór wniosku o dofinansowanie znajdziesz tutaj:

doc

docx

odt

Wypełniając wniosek pamiętaj o tym, że:

- określając nazwę projektu zrób to w sposób ogólny, ale wyróżniający go od innych wniosków (nazwa konferencji, publikacji)

- rodzaj projektu znajdziesz w art. 7 ust. 1 Regulaminu finansowania

- koordynatorem projektu może być tylko Członek TBSP UJ

- innymi uczestnikami projektu są osoby, które razem z Tobą biorą czynny udział w konferencji, organizują konferencję lub są autorami artykułów w publikacji (jeżeli są Członkami TBSP UJ)

- w opisie projektu wypunktuj te informacje, które są wymagane w nawiasie

- uzasadnienie projektu może mieć maksymalnie tylko jedną stronę

Wypełniając kosztorys pamiętaj o tym, że:

- w polu „Kosztorys projektu” musi się znajdować ten sam tekst, co w polu „Nazwa projektu”

- projekty, których łączny koszt wynosi ponad 200 zł musi mieć inne źródło finansowania niż TBSP UJ (wymóg innego źródła)

- w kolumnie „źródło” należy wpisać źródło finansowania, np.: TBSP UJ, Katedra, środki własne, FSiA „Bratniak”

- w przypadku, gdy jeden wydatek jest finansowany z co najmniej dwóch źródeł, to w dopisz w nawiasie kwotę przy danym źródle

- uzasadniając koszty musisz wyjaśnić, dlaczego każda pozycja w kosztorysie kosztuje tyle, ile podajesz (możesz to zrobić za pomocą linków do stron).

 

W razie problemów z wypełnieniem wniosku lub jakichkolwiek pytań możesz napisać do nas na e-mail tbsp@uj.edu.pl lub przyjść do nas na dyżur.
 

O czym pamiętać przed realizacją projektu?

» Dane do faktury


Przede wszystkim o kompletowaniu dokumentów finansowych, bo one są najważniejsze. Wszelkie faktury należy brać na dane UJ.

Dane do faktury:

Uniwersytet Jagielloński

Ul. Gołębia 24

31-007 Kraków

NIP: 675-000-22-36
 

» Weryfikacja rynku


W przypadku, gdy zakup jakiejś rzeczy lub usługi kosztuje ponad 1000 zł, to należy dokonać weryfikacji rynku. Polega ona na dokonaniu oceny ofert co najmniej 3 dostawców towarów lub usług. Może to być wydruk e-mail lub ze strony internetowej, który zawiera cenę za dany produkt lub usługę.

» Faktury


Jest kilka rodzajów faktur. Najważniejsze i najczęściej używane przez nas to:

  • faktury przelewowe, czyli takie, które nie są jeszcze zapłacone i mają termin płatności. Najlepiej jeżeli termin ten wynosi co najmniej 21 dni. Do przyjęcia jest również termin 14 dni (najczęściej występuje). Termin zależy od dogadania się z firmą wystawiającą fakturę. W przypadku, gdy masz fakturę przelewową, to nie zwlekaj ze złożeniem sprawozdania, ponieważ stwarza to problem, a tych wszyscy chcemy uniknąć;
  • faktury gotówkowe – czyli takie, które są już zapłacone i za które przysługuje zwrot. O tym, jak otrzymać zwrot, szukaj poniżej.

 

» Dział Zamówień Publicznych


Niektóre z produktów należy zamówić poprzez procedury UJ. Takie produkt jak m.in.:

- woda mineralna - procedura,

- papier - procedura,

- materiały biurowe - procedura,

- środki czystości - procedura.

zostały ujęte w przetargach i trzeba je zamawiać w wyniku specjalnej procedury. Odpowiednie zarządzenia znajdziesz obok produktów.

 

» Wyjazd za granicę


Wyjazd poza granicę RP rządzi się swoimi prawami. Należy złożyć specjalny wniosek wyjazdowy oraz postępować zgodnie z procedurą, którą znajdziesz na stronie internetowej Działu Współpracy Międzynarodowej UJ.

 

Jako dysponent środków podpisuje się Prezes TBSP UJ.

 

» Wyjazd na konferencję


Należy pamiętać o poleceniu wyjazdu służbowego, czyli tzw. delegacji, na której organizator potwierdza udział przybijając pieczątkę i podpisując się.

 

Delegację musisz załączyć do sprawozdania. Pamiętaj o wypełnieniu drugiej strony.

 

Wzór: delegacja.
 

» Materiały promocyjne UJ


Materiały promocyjne UJ, w tym zestawy konferencyjne, należy zamówić poprzez Dział Promocji UJ wypełniając formularz, który jest tutaj: formularz. W formularzu jako płatnika należy wpisać „Towarzystwo Biblioteki Słuchaczów Prawa UJ, Straszewskiego 25/9”, a jako „PŁATNE Z:” należy zaznaczyć punkt 2 „MPK”. Jako dysponent środków podpisuje się Prezes TBSP UJ.

 

Katalog materiałów promocyjnych znajdziesz tutaj: Dział Promocji UJ.
 

» Rezygnacja z dofinansowania


Jeżeli wiesz, że projekt nie odbędzie się i go nie rozliczysz, to musisz złożyć rezygnację z dofinansowania, której wzór znajdziesz tutaj: rezygnacja z dofinansowania.

 

» Konferencje naukowe


Zarządzenie nr 24 Rektora UJ z dnia 25 kwietnia 2016 roku wymaga od nas złożenia odpowiednich dokumentów przed i po zrealizowaniu projektu konferencji naukowej.

Przed konferencją musimy złożyć:

 

Kosztorys i oświadczenie należy złożyć w termini co najmniej 2 miesiące przed konferencją.

Wypełniając kosztorys pamiętaj o tym, że:

  • wpisujemy nazwę wydarzenia, przewidywaną liczbę uczestników, dane jedostki (nazwę Koła), termin i miejsce, ale nic nie wpisujemy w miejsce "ZLECENIE SAP:";
  • wypełniamy TYLKO kolumnę "Jednotka organizacyjna UJ" i "Razem wpływy i wydatki wydarzenia" (sumujemy dany wiersz);
  • nie zmieniamy liczb w kolumnie "Pozycja finansowa w SAP"
  • poszczególny wpływ/wydatek wpisujemy w odpowiednim wierszu (dofinansowanie z TBSP UJ wpisujemy w wierszu "Dofinansowanie z jednostek UJ");
  • w wierszu "WPŁYWY - WYDATKI" MUSI być 0 zł (na konferencjach nie możemy "zarabiać").

 

Wypełniając oświadczenie o charakterze wydarzenia pamiętaj o tym, że:

  • pięczątka jednostki organizacyjnej to pieczątka Koła lub TBSP U;
  • zaznaczamy znakiem "X" PIERWSZY kwadracik - wydarzenie ma charakter naukowy.

 

Kosztorys i oświadczenie podpisuje Przewodniczący Koła i zanosimy je do Dziekanatu WPiA UJ (pok. nr 61 w Collegium Novum).

 

W ciągu miesiąca po zakończeniu konferencji należy złożyć oświadczenie o zakończeniu realizacji wydarzenia.
 

Jak rozliczyć projekt?

» Sprawozdanie


Wzór sprawozdania znajdziesz tutaj: sprawozdanie z realizacji projektu.

 

Sprawozdanie należy złożyć w ciągu 14 dni po zakończeniu realizacji projektu.

 

W wyjątkowych sytuacjach można złożyć wniosek o przedłużenie terminu na adres tbsp.skarbnik@gmail.com.

 

Niezłożenie sprawozdania w określonym terminie powoduje nierozliczenie projektu, czyli TBSP UJ nie zwróci za poniesione środki oraz nie opłaci faktur przelewowych.

 

Pole „Nazwa projektu” musi zawierać taką samą treść jaka była we wniosku.

 

W przypadku, gdy nastąpiła zmiana koordynatora, to trzeba ten fakt zgłosić Wiceprezesowi ds. finansowych.

 

Numer uchwały znajdziesz w zakładce: Aktualności/Statut i akty prawa wewnętrznego/Uchwały finansowe.

 

W zestawieniu poniesionych kosztów należy zamieścić koszty poniesione tylko przez TBSP UJ (koszty wynikające z rachunków załączonych do sprawozdania).

 

Opis realizacji projektu powinien zawierać merytoryczne sprawozdanie, np. czyli co zostało podczas niego zrealizowane, jak dorobek naukowy UJ został poszerzony, co uczestnicy robili podczas projektu.

 

Ważne jest, aby sprawozdanie podpisał Przewodniczący Koła, które składało wniosek oraz koordynator. Projekt zostaje rozliczony dopiero w wyniku akceptacji Prezesa TBSP UJ i Skarbnika.
 

» Wymagane załączniki


Rozliczenia

Każda faktura i nota wewnętrzna wymaga opisu, którego wzór znajduje się tutaj: opis faktury. Wypełnić należy TYLKO pole „OPIS MERYTORYCZNY”. Pamiętaj, aby zaznaczyć „zawijaj tekst”. W opisie musi znaleźć się następujący tekst: „Faktura (lub nota) dotyczy projektu … organizowanego przez KN … w dniach … . Proszę o opłacenie faktury/noty (zwrot na konto: Imię i nazwisko, numer konta)”.

 

Zwrot

Jeżeli założyłeś za zakup towaru lub usługi i chcesz uzyskać zwrot ze środków UJ musisz wypełnić specjalny dokument, który znajdziesz tutaj: zgłoszenie osoby fizycznej. Musisz dołączyć go do sprawozdania. Jeżeli już go wypełniałeś przy poprzednim projekcie, to drugi raz nie musisz (chyba, że zmieniłeś konto). Na zwrot czeka się około 2 tygodni.

 

Faktura imienna

W przypadku, gdy faktura nie jest wystawiona na UJ, lecz na Ciebie, to musisz złożyć wniosek o refundację, którego wzór znajdziesz tutaj: wniosek o refundację.

 

Inne załączniki

Przy organizacji konferencji i paneli dyskusyjnych:

  • listę referentów,
  • program konferencji,
  • zdjęcia z konferencji,
  • plakat konferencji.

Przy czynnym udziale w konferencji:

  • kserokopia zaświadczenia lub certyfikatu wygłoszenia referatu,
  • bilety za przejazd.

Przy seminarium wyjazdowym:

  • potwierdzenie pobytu członków Koła na wyjeździe – lista wraz z podpisami,
  • zdjęcia potwierdzające wygłoszenie referatów,
  • potwierdzenie udziału opiekuna naukowego.

Przy wydaniu publikacji:

  • egzemplarz publikacji.

Przy organizacji konkursu przedmiotowego:

  • lista uczestników konkursu,
  • lista laureatów i finalistów konkursu.
     

Formularze i dokumenty

» Wniosek o dofinansowanie

» Srawozdanie z realizacji projektu

» Rezygnacja z dofinansowania

» Opis faktury

» Delegacja

pdf

» Zgłoszenie osoby fizycznej, tzw. SAP

» Refundacja poniesionych kosztów

» Zamówienie materiałów konferencyjnych UJ