Informacje ogólne
Wnioski o dofinansowanie mogą składać jedynie Koła Naukowe zrzeszone w TBSP UJ, a ze środków TBSP UJ mogą korzystać jedynie Członkowie TBSP UJ. Raz w miesiącu odbywa się posiedzenie Zarządu TBSP UJ, na którym Zarząd podejmuje uchwałę finansową, następnie publikowaną na stronie internetowej. Uwzględnione w niej projekty uzyskują dofinansowanie z Towarzystwa.
Wniosek o dofinansowanie w imieniu Koła może złożyć jego Przewodniczący z adresu e-mail Koła. Jeżeli chcesz otrzymać dofinansowanie na projekt, to zgłoś to Przewodniczącemu wraz z wypełnionym wnioskiem o dofinansowanie (pamiętaj, że wniosek musi być w formie edytowalnej!). Koło Naukowe w ramach którego został złożony wniosek jest informowane o wynikach jego oceny na bieżąco.
Terminy nadsyłania wniosków ogłasza Wiceprezes ds. finansowych. Najczęściej jest to dzień na kilka dni przed terminem posiedzenia Zarządu TBSP UJ. Wzór wniosku znajdziesz tutaj.
Projekty, w których dofinansowaniu TBSP bierze udział, zostały określone w Regulaminie finansowania.
Ogólne zasady
Po pierwsze zgłoś się do Koła, które w zakresie swoich zainteresowań ma dziedzinę prawa, z którą wiąże się projekt, który chcesz zrealizować.
Po drugie skonsultuj się z Przewodniczącym danego Koła zrzeszonego w TBSP UJ w celu uzyskania informacji dot. złożenia wniosku, ponieważ tylko Koło może go złożyć.
Po trzecie musisz dobrze skonstruować kosztorys – wyszukaj informacji dot. cen i zastanów się, co jest Ci niezbędne do zrealizowania projektu.
Raz w miesiącu odbywa się posiedzenie Zarządu TBSP UJ, które przyznaje dofinansowanie, następnie ogłaszane w formie uchwały finansowej.
Jeżeli uzyskasz dofinansowanie, to możesz zrealizować swój projekt!
Po jego zakończeniu musisz w ciągu 14 dni złożyć sprawozdanie wraz z wymaganymi załącznikami. Wszelkie formularze znajdują się tutaj.
Jeżeli masz jakieś pytania to chętnie na nie odpowiemy. Możesz do nas napisać lub odwiedzić nas na dyżurach.
Dane do faktury
Uniwersytet Jagielloński
Ul. Gołębia 24
31-007 Kraków
NIP: 675-000-22-36
Faktury
Weryfikacja rynku
W przypadku, gdy zakup jakiejś rzeczy lub usługi kosztuje ponad 1000 zł, to należy dokonać weryfikacji rynku. Polega ona na dokonaniu oceny ofert co najmniej 3 dostawców towarów lub usług. Może to być wydruk e-mail lub ze strony internetowej, który zawiera cenę za dany produkt lub usługę.
Zamówienie papieru, wody, materiałów biurowych
Niektóre z produktów należy zamówić poprzez procedury UJ. Takie produkty jak: woda mineralna, papier, materiały biurowe, środki czystości zostały ujęte w przetargach i trzeba je zamawiać w drodze specjalnej procedury.
Aktualne rozstrzygnięcia przetargowe dotyczące tych produktów znajdziesz na stronie internetowej Sekcji Zakupów Działu Zapotrzebowania UJ.
Wyjazd za granicę
Wyjazd poza granicę RP rządzi się swoimi prawami. Należy złożyć specjalny wniosek wyjazdowy oraz postępować zgodnie z procedurą, którą znajdziesz na stronie internetowej Działu Współpracy Międzynarodowej UJ.
Jako dysponent środków podpisuje się Prezes TBSP UJ.
Wyjazd na konferencję
Należy pamiętać o poleceniu wyjazdu służbowego, czyli tzw. delegacji, na której organizator potwierdza udział przybijając pieczątkę i podpisując się.
Delegację musisz załączyć do sprawozdania. Pamiętaj o wypełnieniu drugiej strony. Wzór delegacji jest dostępny tutaj.
Materiały konferencyjne UJ
Zestawy konferencyjne należy zamówić poprzez Dział Promocji UJ wypełniając formularz, który jest dostępny tutaj.
W formularzu jako płatnika należy wpisać „Towarzystwo Biblioteki Słuchaczów Prawa UJ, Straszewskiego 25/9”, a jako „PŁATNE Z:” należy zaznaczyć punkt 2) - „MPK”.
Jako dysponent środków podpisuje się Prezes TBSP UJ.
Katalog materiałów promocyjnych znajdziesz na stronie Działu Promocji UJ.
Materiały promocyjne UJ
Katalog materiałów promocyjnych znajduje się na stronie internetowej Działu Promocji UJ. Ceny podane w tym katalogu nie obowiązują m.in. Kół Naukowych. O cenę danego materiału należy każdorazowo pytać się pod adresem: sklep@uj.edu.pl.
Zamówienie składa się poprzez formularz, który znajduje się w zakładce Koła Naukowe/Dokumenty.
W formularzu jako płatnika należy wpisać „Towarzystwo Biblioteki Słuchaczów Prawa UJ, Straszewskiego 25/9”, a jako „PŁATNE Z:” należy zaznaczyć punkt 2 „MPK”. Jako dysponent środków podpisuje się Prezes TBSP UJ.
Wypełniony i podpisany formularz (również przez dysponenta środków) należy przesłać skanem na adres: sklep@uj.edu.pl.
Materiały odbiera się w sklepie UJ przy ul. Floriańskiej 49. Wtedy należy również dostarczyć oryginał formularza zamówienia.
Rozliczenie zakupu tych materiałów następuje w drodze noty wewnętrznej. O przyjściu noty na Dziennik Podawczy będziemy informować koordynatora projektu lub Przewodniczącego Koła.
Rezygnacja z dofinansowania
Jeżeli wiesz, że projekt nie odbędzie się i go nie rozliczysz, to musisz złożyć rezygnację z dofinansowania, której wzór znajdziesz w zakładce Dokumenty.
Konferencje naukowe
Sprawozdanie
Wzór sprawozdania znajdziesz w zakładce Koła Naukowe/Dokumenty. Sprawozdanie należy złożyć w ciągu 14 dni po zakończeniu realizacji projektu.
Niezłożenie sprawozdania w określonym terminie powoduje nierozliczenie projektu, czyli TBSP UJ nie zwróci za poniesione środki oraz nie opłaci faktur przelewowych. W wyjątkowych sytuacjach można złożyć wniosek o przedłużenie terminu na adres finansowy.tbsp@uj.edu.pl.
Pole „Nazwa projektu” musi zawierać taką samą treść jaka była we wniosku.
W przypadku, gdy nastąpiła zmiana koordynatora, to trzeba ten fakt zgłosić Wiceprezesowi ds. finansowych.
Numer uchwały znajdziesz tutaj.
W zestawieniu poniesionych kosztów należy zamieścić koszty poniesione tylko przez TBSP UJ (koszty wynikające z rachunków załączonych do sprawozdania).
Opis realizacji projektu powinien zawierać merytoryczne sprawozdanie, np. czyli co zostało podczas niego zrealizowane, jak dorobek naukowy UJ został poszerzony, co uczestnicy robili podczas projektu.
Ważne jest, aby sprawozdanie podpisał Przewodniczący Koła, które składało wniosek oraz koordynator. Projekt zostaje rozliczony dopiero w wyniku akceptacji Prezesa TBSP UJ i Skarbnika.
Wymagane załączniki
Rozliczenia
Każda faktura i nota wewnętrzna wymaga opisu. Wypełnić należy TYLKO pole „OPIS MERYTORYCZNY”. Pamiętaj, aby zaznaczyć „zawijaj tekst”. W opisie musi znaleźć się następujący tekst: „Materiały zakupiono w celu... Proszę o opłacenie faktury/noty (zwrot na konto: Imię i nazwisko, numer konta)”.
Dodatkowo, jeśli faktura była opłacana przelewem i staramy się o zwrot, konieczne jest dołączenie potwierdzenia przelewu do faktury z opisem. Jeśli faktura była opłacana kartą lub gotówką, nie dołączamy potwierdzenia przelewu.
Zwrot
Jeżeli założyłeś za zakup towaru lub usługi i chcesz uzyskać zwrot ze środków UJ musisz wypełnić specjalny dokument, który znajdziesz w zakładce Koła Naukowe/Dokumenty. Musisz dołączyć go do sprawozdania. Jeżeli już go wypełniałeś przy poprzednim projekcie, to drugi raz nie musisz (chyba, że zmieniłeś konto). Na zwrot czeka się około 2 tygodni.
Faktura imienna
W przypadku, gdy faktura nie jest wystawiona na UJ, lecz na Ciebie, to musisz złożyć wniosek o refundację, którego wzór znajdziesz w zakładce Dokumenty.
Inne załączniki
Określa je art. 31 Regulaminu finansowania - różnice są zależne od typu projektu.